Strukturierte Planung für den erfolgreichen Proof of Concept im Unternehmen

Der Weg zu einer erfolgreichen Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Unternehmen beginnt oft mit einem Proof-of-Concept (PoC). Doch ohne klare Planung reduziert sich der PoC schnell zu einer lose gestarteten Spielwiese. Ein strukturiertes Vorgehen hilft, die Chancen von KI im Mittelstand gezielt zu nutzen und gleichzeitig Risiken und Aufwand zu minimieren. Im Folgenden zeige ich Ihnen vier zentrale Schritte, wie Sie Ihren PoC zielgerichtet planen und damit den Grundstein für nachhaltigen KI-Erfolg legen.

Fragen definieren: Was wollen wir mit KI erreichen?

Am Anfang steht immer die Frage nach dem „Warum“. Welche konkreten Herausforderungen oder Chancen möchten Sie mit KI angehen? Eine vage Zielsetzung führt oft zu unkonkreten Ergebnissen. Deshalb ist es wichtig, im ersten Schritt klare Fragestellungen zu formulieren. Dazu gehören Fragen wie:

• Welches konkrete Problem soll die KI lösen? Zum Beispiel automatisierte Lead-Generierung, Social Media Management oder verbesserte Kundenkommunikation.
• Welche Prozesse könnten durch KI effizienter, schneller oder qualitativ besser werden?
• Wie messen wir den Erfolg? Welche KPIs sind relevant?

Markus Hartlieb, Experte für KI und Automation, betont immer wieder: „Ein PoC ohne klare Fragestellungen ist wie ein Navigationssystem ohne Zieladresse“ – man kommt irgendwo an, aber nicht unbedingt dort, wo es Sinn macht. Deshalb sollte zu Beginn im Team mit allen Stakeholdern abgestimmt werden, welche Erwartungen und Ziele der PoC erfüllen muss.

Datenzugang sichern: Die Basis für funktionierende KI

KI lebt von Daten – je mehr Qualität und Relevanz dahintersteckt, desto besser die Ergebnisse. Ein häufig unterschätztes Hindernis ist der Zugang zu den richtigen Daten. Ihr PoC steht und fällt damit, ob die notwendigen Daten lückenlos, aktuell und in geeigneter Form zur Verfügung stehen.

Gibt es bereits digitalisierte Datenquellen? Werden diese zentral gespeichert oder dezentral in einzelnen Abteilungen? Müssen Datenschutz- oder Compliance-Vorgaben beachtet werden? All diese Fragen müssen frühzeitig geklärt werden.

Markus hat mit mittelständischen Firmen vielfach erlebt, dass „die Datenquelle der Engpass“ ist. Daher empfiehlt er, vor dem Start zu prüfen:

• Welche Daten werden benötigt und sind diese in ausreichender Menge vorhanden?
• Ist der Zugriff technisch möglich und rechtlich abgesichert?
• Können die Daten automatisiert und regelmäßig geliefert werden?

Eine solide Datenbasis verhindert, dass der PoC zu einem „Datenleerlauf“ wird, bei dem viel Aufwand betrieben wird, aber die Algorithmen keine brauchbaren Ergebnisse liefern.

Evaluation festlegen: Wann ist der PoC ein Erfolg?

Messbarkeit ist ein weiteres Kernelement für ein strukturiertes PoC. Definieren Sie im Vorfeld klare Kriterien, anhand derer Sie den Erfolg überprüfen. Dabei sollte feststehen,

• welche KPIs gemessen werden (z.B. Zeitersparnis, präzise Leads, Reaktionszeit auf Kundenanfragen)
• wie die Datenqualität bewertet wird
• welchen qualitativen Vorteil die KI gegenüber manuellen Prozessen bringen soll

Die Evaluierung sollte realistisch und praxisnah sein, um später valide Entscheidungen zu treffen. Markus empfiehlt zudem, die Erfolgskriterien vorab mit dem gesamten Projektteam zu definieren, um Überraschungen zu vermeiden und alle auf einem Stand zu halten.

Entscheidungstermin setzen: Der Fahrplan zur nächsten Phase

Ein PoC ist per Definition zeitlich begrenzt und darauf ausgelegt, den Nutzen der KI zu prüfen. Deshalb gehört zum Plan immer ein eindeutiger Entscheidungstermin, an dem ausgewertet wird, ob eine Umsetzung im Regelbetrieb Sinn macht.

Dieser Termin sollte nicht in weiter Ferne liegen, um Energie und Ressourcen gezielt zu bündeln. Gleichzeitig muss genügend Zeit bleiben, um den PoC umfassend durchzuführen und zu bewerten.

Am Ende der Proof-of-Concept-Phase steht die Frage: Weiter so oder Stopp? Markus Hartlieb macht diesen Prozess transparent: „Ein klarer Entscheidungspunkt schafft Verbindlichkeit im Team, fördert den Fokus und ermöglicht es, weitere Schritte mit vollem Commitment zu planen.“

Warum diese strukturierte Planung besonders für den Mittelstand relevant ist

Gerade in mittelständischen Unternehmen birgt KI großes Potenzial, gleichzeitig sind die Ressourcen oft begrenzt. Studien zeigen, dass viele KMU bereits KI-Anwendungen testen, aber bei der Umsetzung noch vor Herausforderungen wie Datenzugang und Zieldefinition stehen. Ein strukturierter PoC ist daher ein Erfolgsfaktor, um Investitionen gezielt zu steuern und nicht in technischen Details oder unübersichtlichen Projektkonstellationen zu verzetteln.

Markus Hartlieb unterstützt Unternehmen dabei, genau diese Struktur in den PoC zu bringen. Durch seine langjährige Erfahrung, unter anderem als Ausbilder für KI Trainer und Consults sowie seine Praxis mit Use Cases wie der smarten Social Media Managerin Marie oder dem Lead-Generator Maks, weiß er: Nur wer mit klaren Zielen, realistischen Daten und messbaren Ergebnissen startet, schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage für den Einsatz von KI im Mittelstand.

Fazit: Der geplante Weg zum KI-Erfolg

Ein Proof-of-Concept ist mehr als nur ein Testlauf – er ist der erste Schritt auf einem Weg, den viele deutsche Mittelständler heute gehen, um durch KI ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und Prozesse zu modernisieren. Die strukturierte Planung entlang der vier Bausteine

• Fragen definieren
• Datenzugang sichern
• Evaluation festlegen
• Entscheidungstermin setzen

schafft Klarheit, spart Zeit und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich. Wer diesen Weg konsequent geht, legt den Grundstein, damit KI nicht zum Experiment, sondern zum Motor nachhaltiger Wertschöpfung wird.

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