Rollenklarheit als Erfolgsfaktor in KI Projekten

Entscheider, Owner, Tech, Fach, Datenschutz, Security – abgrenzen und klug strukturieren

KI-Projekte sind komplex. Das wissen alle, die schon mal eines gestartet haben. Aber wissen Sie auch, wer in Ihrem Projekt eigentlich was entscheidet? Wer trägt die Verantwortung für die technische Umsetzung? Und wer passt auf, dass alles datenschutzkonform läuft? In meiner langjährigen Erfahrung mit Hunderten von KI-Implementierungen habe ich immer wieder dasselbe Muster beobachtet: Projekte scheitern nicht an der Technologie. Sie scheitern daran, dass die Rollen unklar sind.

Das ist kein Drama, sondern ein völlig normales Problem. Es ist sogar berechenbar. Ohne klare Rollenverteilung entstehen Missverständnisse, doppelte Arbeit, politische Diskussionen statt sachlicher Entscheidungen und am Ende ein Projekt, das teurer wird, länger dauert und nicht das liefert, was erwartet wurde.

Die gute Nachricht: Rollenklarheit lässt sich schaffen. Und mit etwas Struktur geht es überraschend schnell.

Lassen Sie mich die wichtigsten Rollen durchgehen, die in modernen KI-Projekten existieren. Manche sind klassisch, andere relativ neu. Aber alle sind notwendig.

Die Entscheider-Rolle

Die Entscheider-Rolle ist die oberste Ebene. Hier geht es um die grundlegende Frage: Wollen wir dieses KI-Projekt überhaupt machen? Und wenn ja, mit welchem Budget und welchem Zeithorizont? Entscheider sind typischerweise Geschäftsführung, Vorstände oder leitende Manager. Sie legen den strategischen Rahmen fest, geben Grundsatz-Genehmigungen und entscheiden über größere Ressourcen-Verschiebungen. Entscheider sagen ja oder nein zu Projekten. Sie sind nicht die Detailplaner, sondern die, die Klarheit über den Sinn und die Machbarkeit schaffen.

Die Owner-Rolle

Eng damit verbunden, aber doch anders, ist die Owner-Rolle. Der Owner ist die Person, die das Projekt tatsächlich verantwortet. Anders als der Entscheider, der eher strategisch-gouvernemental agiert, ist der Owner operativ verantwortlich. Der Owner stellt sicher, dass Meilensteine erreicht werden, dass die Kommunikation läuft, dass Ressourcen verfügbar sind und dass Risiken gemessen werden. Der Owner ist die erste Ansprechperson für das Projekt. Er oder sie kennt den Status, kann Probleme einschätzen und vermittelt zwischen den verschiedenen Fachrollen.

Die Tech-Rolle

Dann kommen die technischen und fachlichen Rollen. Die Tech-Rolle kümmert sich um die technische Machbarkeit. Kann unsere Infrastruktur das leisten? Welche Technologie-Stack passt? Wie integrieren wir das neue System in die bestehenden Systeme? Die Tech-Role ist klassischerweise besetzt mit IT-Leitern, Architekten oder erfahrenen Entwicklern. Sie bewerten technische Risiken und setzen um, was machbar ist.

Die Fach-Rolle

Die Fach-Rolle ist dagegen derjenige, der das Geschäftsprozess-Wissen hat. Wenn es um KI für Customer Service geht, dann versteht die Fach-Person, wie der Kundenservice heute läuft, wo Probleme entstehen und was eine gute Lösung leisten muss. Die Fach-Rolle definiert Anforderungen aus Geschäftssicht und überprüft, ob das Ergebnis tatsächlich die Probleme löst, die gelöst werden sollen.

Technische und fachliche Rolle sind oft völlig unterschiedliche Menschen. Das ist wichtig. Ein Techniker, der die fachlichen Anforderungen nicht versteht, baut das Falsche schnell und günstig. Ein Fach-Experte ohne technisches Verständnis fordert möglicherweise Dinge an, die unmöglich oder absurd teuer sind. Gute Projekte brauchen beide, und sie brauchen einen produktiven Dialog zwischen diesen Rollen.

Datenschutz und Security

Dann gibt es die Rollen, die lange Zeit stiefmütterlich behandelt wurden: Datenschutz und Security.

Datenschutz

Datenschutz ist nicht optional. Seit dem 2. Februar 2025 gilt in der EU die KI-Verordnung, und sie stellt klar: Wer mit KI-Systemen arbeitet, muss wissen, was er tut. Der Datenschutz-Role prüft, ob personenbezogene Daten korrekt verarbeitet werden, ob Einwilligungen vorliegen, ob Datenlecks minimiert sind und ob das Projekt die DSGVO sowie die neuen KI-Compliance-Anforderungen erfüllt. Das ist nicht eine Hürde, die man irgendwann am Ende nimmt. Das ist eine Rolle, die von Anfang an mitreden muss.

Security

Security ist ähnlich wichtig. Die Security-Person schaut auf Bedrohungen und Risiken des Systems selbst. Kann man das System hacken? Können Daten extrahiert werden? Wie robust ist es gegen Missbrauch? Vor allem bei KI-Systemen, die Automation und Content-Generierung handhaben, ist Security kritisch. Ein gehacktes KI-System kann Ihr Unternehmen schnell in echte Probleme bringen.

Und hier kommt die zentrale Erkenntnis: Diese Rollen brauchen nicht beliebig viele Menschen dahinter. In kleineren Projekten kann eine Person mehrere Rollen erfüllen. Aber die Rollen selbst müssen klar unterschieden und deliberat besetzt werden. Das heißt: Man muss bewusst sagen, wer diese Rolle erfüllt und wer nicht.

Warum ist das so wichtig? Weil unterschiedliche Rollen unterschiedliche Perspektiven haben:

• Ein Tech-Person möchte schnell bauen.
• Ein Datenschützer braucht Zeit für Abwägungen.
• Ein Owner moderiert zwischen diesen Sichtweisen.
• Ein Entscheider muss verstehen, was diese Spannung bedeutet für sein Budget.

Wenn diese Rollen unklar sind, passiert folgendes:

• Der Tech-Person baut, weil keiner konkret Nein sagte.
• Der Datenschützer sagt erst Nein, wenn die Implementierung halb fertig ist.
• Der Owner hat keinen Überblick, wer welche Verantwortung trägt.

Das Projekt wird teuer, läuft aus dem Budget, verpasst Fristen oder liefert weniger als erhofft.

Mit Rollenklarheit hingegen läuft es anders. Es gibt:

• klare Entscheidungswege.
• Klarheit darüber, wer Input braucht, wer Freigaben gibt und wer Risiken zu verantworten hat.
• Diskussionen werden sachlicher, weil alle verstehen, aus welcher Perspektive sie sprechen.

In meinen Workshops bei SkillUp haben wir ein bewährtes Format entwickelt, um diese Rollen zu klären. Wir setzen die Rollen explizit auf, besprechen ihre Verantwortlichkeiten und definieren ihre Schnittstellen. Das klingt einfach, macht aber einen riesigen Unterschied.

Meine Empfehlung für jedes KI-Projekt: Verbringt am Anfang einen halben Tag damit, diese Rollen zu definieren. Schreibt auf:

• wer Entscheider ist, wer Owner, wer Tech, wer Fach, wer Datenschutz, wer Security.
• welche Entscheidungen sie trifft.
• welche Gremien sie braucht.

Das ist kein Overhead. Das ist Struktur, die später Zeit und Geld spart.

Rollenklarheit ist das Fundament für KI-Projekte, die funktionieren.