Pilotvereinbarung sauber formulieren als Schlüssel zur erfolgreichen KI Implementierung

Sie haben eine großartige Idee: Eine KI-Lösung oder eine intelligente Automation soll in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen. Bevor Sie aber direkt in die volle Implementierung starten, empfehle ich Ihnen dringend: Machen Sie einen Piloten. Und noch wichtiger – machen Sie diesen Piloten mit einer sauberen Vereinbarung.

Warum ist das so entscheidend? Weil Pilotprojekte der perfekte Ort sind, um herauszufinden, ob eine KI-Lösung wirklich zu Ihrem Unternehmen passt, welche Herausforderungen es gibt und wie Sie diese lösen können – ohne dabei Millionen zu investieren. Aber um aus einem Pilot tatsächlich verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, brauchen Sie Klarheit. Und diese Klarheit entsteht durch eine gut formulierte Pilotvereinbarung.

Eine Pilotvereinbarung ist kein juristisches Schriftstück, das in einer Schublade verschwindet. Sie ist ein lebendiges Dokument, das alle Beteiligten auf die gleiche Seite bringt und verhindert, dass sich später Missverständnisse einschleichen. Sie ist die Grundlage dafür, dass Ihr Pilot nicht zu einem vagen Experiment wird, sondern zu einem strukturierten Test mit klaren Ergebnissen.

In meiner Arbeit mit Unternehmen sehe ich immer wieder: Die besten Piloten sind diejenigen, bei denen alle Parteien von Anfang an wissen, worum es geht. Deshalb möchte ich Ihnen heute zeigen, wie Sie eine Pilotvereinbarung formulieren, die tatsächlich funktioniert.

Ziele – Das Fundament jedes Pilots

Alles beginnt mit der Frage: Was wollen wir erreichen?

Das klingt simpel, aber gerade bei KI-Projekten ist diese Frage oft nicht wirklich beantwortet. Viele Unternehmen starten einen Pilot, weil sie KI nutzen wollen oder weil der Druck wächst, nicht den Anschluss zu verlieren. Das ist verständlich, führt aber oft zu unklaren Ergebnissen.

In Ihrer Pilotvereinbarung sollten Sie daher sehr konkrete Ziele formulieren. Geht es darum, die Effizienz eines Prozesses zu steigern? Um wie viel Prozent? Geht es darum, die Kundenzufriedenheit zu verbessern? Wie werden Sie das messen? Geht es darum, herauszufinden, ob eine bestimmte Technologie für Ihr Unternehmen geeignet ist?

Ich empfehle Ihnen, zwischen verschiedenen Arten von Zielen zu unterscheiden:

• Technische Ziele beschreiben, was die KI-Lösung können soll. Bei einem KI-Agenten für Social-Media-Management könnte das beispielsweise sein: Der Agent soll automatisiert Inhalte planen, veröffentlichen und erste Kundenreaktionen analysieren.
• Geschäftliche Ziele zeigen den Nutzen für Ihr Unternehmen. Das könnte sein: Wir reduzieren die Zeit für Content-Management um 60 Prozent und können uns stärker auf Strategie konzentrieren.
• Lernziele beschreiben, welche neuen Erkenntnisse Sie gewinnen möchten. Zum Beispiel: Wir möchten verstehen, wie KI-basierte Automatisierung in unseren bestehenden Workflow passt und welche Schulungen unsere Mitarbeiter brauchen.

Halten Sie diese Ziele in Ihrer Pilotvereinbarung fest. So wissen alle Beteiligten, worauf sie hinarbeiten, und Sie können am Ende des Pilots tatsächlich messen, ob Sie erfolgreich waren.

Datenzugang – Die Währung des Pilots

KI-Systeme brauchen Daten. Ohne Daten keine trainierte Lösung, keine aussagekräftigen Tests, keine verwertbaren Ergebnisse.

Deshalb ist es essentiell, in Ihrer Pilotvereinbarung sehr genau zu regeln, welche Daten Ihr KI-Partner erhalten darf. Das ist nicht nur eine Frage der Sicherheit, sondern auch der Qualität. Wenn ein KI-System mit falschen, unvollständigen oder unrepräsentativen Daten arbeitet, werden die Ergebnisse nicht stimmen.

In der Pilotvereinbarung sollten Sie daher klären:

• Welche konkreten Datensätze werden bereitgestellt? Handelt es sich um reale Daten aus Ihrem System oder um anonymisierte Testdaten? Wie aktuell sind diese Daten?
• Wie werden diese Daten geschützt? Besonders wichtig: Wenn Sie personenbezogene Daten teilen, müssen Sie sicherstellen, dass dies rechtlich korrekt ist. Das ist kein lästiger Behördenkrieg – das ist der Schutz Ihrer Kunden und Ihres Unternehmens.
• Wer hat Zugriff auf diese Daten? Nur der externe KI-Partner? Auch Ihr internes Team? Wie wird der Zugriff protokolliert?
• Wie lange werden diese Daten beim Partner gespeichert? Was passiert mit ihnen nach dem Pilot?

Diese Punkte sind nicht sexy. Sie sind nicht die Lösung, auf die sich alle freuen. Aber sie sind essentiell. Und ich habe schon oft erlebt, dass eine fehlende Klärung in diesem Bereich zu massiven Problemen geführt hat – technisch, rechtlich und zwischen den Beteiligten.

Laufzeit – Der richtige Zeithorizont

Wie lange dauert ein Pilot? Das ist eine berechtigte Frage, und die Antwort ist: Es kommt darauf an.

Für viele KI-Projekte halte ich einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten für sinnvoll. Das ist lang genug, um echte Daten zu sammeln und verschiedene Szenarien zu testen. Es ist aber kurz genug, um nicht in einem endlosen Experimentieren stecken zu bleiben.

In Ihrer Pilotvereinbarung sollte die Laufzeit klar definiert sein. Nicht als ein vages Versprechen, sondern als konkrete Zeitspanne mit Starttag und voraussichtlichem Enddatum.

Wichtig: Definieren Sie auch Meilensteine. Nicht nur am Ende des Pilots soll etwas herausschaffen. Sondern in regelmäßigen Abständen – sagen wir alle zwei Wochen oder jeden Monat – sollten Sie überprüfen: Funktioniert das noch? Bekommen wir die Daten, die wir brauchen? Sind wir auf dem richtigen Weg? Diese Meilensteine helfen Ihnen, schnell zu reagieren, wenn etwas nicht läuft.

Und hier ein weiterer Tipp: Bauen Sie Flexibilität ein. Es kann passieren, dass die Realität anders aussieht als geplant. Vielleicht werden Sie schneller Ergebnisse sehen, als gedacht. Vielleicht braucht es doch länger. In Ihrer Pilotvereinbarung sollte daher auch festgehalten sein, wie und unter welchen Bedingungen die Laufzeit angepasst werden kann.

Messung – Wie Sie wissen, ob es funktioniert

Das ist vielleicht der wichtigste Punkt: Wie messen Sie den Erfolg Ihres Pilots?

Die Antwort auf diese Frage beginnt mit den Zielen, die Sie zu Beginn definiert haben. Aber es braucht mehr. Es braucht konkrete Metriken.

Wenn Ihr Ziel ist, die Effizienz zu steigern, dann könnte eine Metrik sein: Wie viel Zeit spart die KI-Lösung im Vergleich zum manuellen Prozess? Wenn Ihr Ziel ist, die Qualität zu verbessern, könnte eine Metrik sein: Wie zufrieden sind Kunden mit den automatisierten Reaktionen? Wenn Ihr Ziel ist, die Kosteneffizienz zu erhöhen, könnte eine Metrik sein: Kosten pro Vorgang vorher und nachher.

In Ihrer Pilotvereinbarung sollte sehr konkret festgehalten sein:

• Welche Metriken werden gemessen?
• Wie werden diese gemessen? Mit welchen Tools? Nach welcher Methode?
• Wie oft werden diese Metriken erfasst? Täglich? Wöchentlich?
• Wer ist verantwortlich für die Erfassung und Analyse der Daten?
• Was ist das Erfolgskriterium? Wenn Sie beispielsweise 40 Prozent Effizienzsteigerung angestrebt haben – muss das genau erreicht werden oder reichen 35 Prozent auch?

Eines ist wichtig zu verstehen: Metriken sind nicht der Feind. Sie sind Ihr bester Freund. Sie zeigen Ihnen objektiv, ob etwas funktioniert. Und sie helfen Ihnen, am Ende des Pilots eine fundierte Entscheidung zu treffen: Bauen wir das weiter aus? Optimieren wir noch? Oder ist das nicht der richtige Weg?

Verantwortlichkeiten – Klare Rollen

Wer macht was? Das klingt offensichtlich, aber bei Pilotprojekten ist genau diese Unklarheit oft die Quelle von Problemen.

In Ihrer Pilotvereinbarung sollten Sie daher sehr klar definieren:

• Wer ist intern Ihr Ansprechpartner? Nicht die ganze Abteilung – eine konkrete Person, die für Kommunikation und Entscheidungen verantwortlich ist?
• Wer ist extern Ihr Ansprechpartner?
• Wer beschafft die Daten? Wer bereitet sie auf?
• Wer führt Tests durch?
• Wer dokumentiert die Ergebnisse?
• Wer hat die Entscheidungskompetenz, wenn etwas nicht läuft wie geplant?

Ich empfehle Ihnen auch, Verantwortlichkeiten zeitlich zu definieren. Manche Aufgaben sind zu Beginn des Pilots wichtig – beispielsweise die Vorbereitung der Daten. Andere Aufgaben entstehen während des Pilots – beispielsweise regelmäßige Besprechungen. Halten Sie das fest.

Das klingt sehr formalistisch, ich weiß. Aber in meinen Projekten habe ich gesehen, wie oft es zu Verzögerungen oder Missverständnissen kam, weil unklar war, wer welche Aufgabe hatte. Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten verhindert diese Probleme.

Abbruchkriterien – Was, wenn es nicht läuft?

Das ist ein wichtiges und oft übersehenes Thema: Was passiert, wenn der Pilot nicht funktioniert?

Es ist kein Versagen, wenn ein Pilot abgebrochen wird. Es ist eine gute Entscheidung. Sie sparen sich damit Ressourcen und Frustration, wenn Sie früh erkennen, dass ein bestimmter Weg nicht passt.

Deshalb sollte Ihre Pilotvereinbarung auch klare Abbruchkriterien definieren. Das könnte beispielsweise sein:

• Wenn die Qualität der automatisierten Prozesse unter ein bestimmtes Niveau fällt – beispielsweise wenn mehr als 20 Prozent der Ergebnisse fehlerhaft sind – wird der Pilot beendet.
• Wenn die Sicherheitsanforderungen nicht erfüllt werden können.
• Wenn die Datenbeschaffung nicht möglich ist.
• Wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen grundlegend ändern.
• Wenn die Kosten um mehr als 50 Prozent übersteigen, was geplant war.

Diese Kriterien sind nicht dafür da, um den Pilot zu sabotieren. Sie sind dafür da, um realistisch zu bleiben. Sie helfen Ihnen zu entscheiden: Machen wir weiter, oder nicht? Und diese Entscheidung treffen Sie dann nicht emotional, sondern objektiv, basierend auf vorher definierten Kriterien.

Der Weg nach vorne

Eine sauber formulierte Pilotvereinbarung ist nicht das Ziel. Sie ist das Werkzeug, mit dem Sie einen erfolgreichen Pilot durchführen. Sie ist die Grundlage für Klarheit, Transparenz und gegenseitiges Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem KI-Partner.

Wenn Sie diese fünf Punkte beachten – klare Ziele, Datenzugang, Laufzeit, Metriken und Verantwortlichkeiten – und Sie auch die Abbruchkriterien definieren, dann haben Sie die beste Voraussetzung dafür, dass Ihr Pilot tatsächlich hilfreiche Erkenntnisse bringt.

Und das ist das Ziel: Aus einem Pilot sollen Sie nicht nur Technologie lernen. Sie sollen verstehen, wie KI und Automatisierung wirklich in Ihr Unternehmen passen. Sie sollen sehen, welche Potenziale es gibt – und welche Herausforderungen. Sie sollen eine fundierte Grundlage haben, um zu entscheiden, wie es weitergeht.

Das ist die Magie eines gut gemachten Pilots. Und genau das ist die Magie einer sauberen Pilotvereinbarung.