Vollelektronische Abrechnung nach SGB XI für Pflegedienste Telematikinfrastruktur Fristen und Praxis

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Pflegedienste können die Abrechnung von Leistungen nach SGB XI, einschließlich der Pflege-Leistungsnachweise, nun vollständig digital an die Pflegekassen übermitteln. Voraussetzung ist, dass ihre Abrechnungssoftware für das Produktivverfahren des elektronischen Leistungsnachweises (eLNW) zugelassen ist. Die vollständige papierlose Abrechnung innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) wird schrittweise eingeführt, wobei Kassen und andere Stellen wie Sozialämter noch nicht flächendeckend darauf vorbereitet sind.

Wesentliche Details und Kontext

  • Was ist neu: Pflegedienste dürfen Rechnungen und Pflege-Leistungsnachweise vollelektronisch bei den Pflegekassen einreichen, wenn sie Software eines vom GKV-Spitzenverband zugelassenen IT-Anbieters nutzen (z. B. Ncara, Medifox Dan, Euregon, Connext). Zuvor mussten rechnungsbegründende Unterlagen auf Papier unterschrieben und per Post versandt werden.
  • Technische Grundlage: Die Übermittlung erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI) und den sicheren Kommunikationsdienst KIM. Die Vereinbarung nach §105 SGB XI regelt die elektronische Übermittlung der Dokumente.
  • Übergangs- und Zeitplan: Der produktive Einsatz begann mit einer Erprobungsphase. Seit Anfang 2025 können alle Pflegedienste teilnehmen. Die TI-Anbindung wurde ab Juli 2025 Pflicht, und ab dem 1. Dezember 2026 ist die Abrechnung ausschließlich in vollelektronischer Form innerhalb der TI vorgesehen (Übergangsfristen bis Ende November 2026 sind vorgesehen).
  • Einschränkungen in der Praxis: Aktuell können nur Pflegekassen vollelektronische Belege verarbeiten. Viele Krankenkassen, Sozialämter und sekundäre Abrechnungsstellen sind noch nicht in der Lage, digitale Unterschriften bzw. elektronische Belege zu verarbeiten, weshalb der vollständige papierlose Prozess noch nicht flächendeckend funktioniert.
  • Vorteile: Für Pflegedienste wird ein deutlich vereinfachter Prozess und Zeitersparnis erwartet (z. B. mehrere Stunden pro Abrechnungsdurchlauf weniger Aufwand), sowie schnellere Prüf- und Zahlungswege und weniger Papierverbrauch.
  • Hürden: Viele Anbieter sind noch nicht an die TI angebunden (Schätzungen weisen teils auf rund 70 % Nicht-Anbindung hin). Fördermittel wurden nicht vollständig abgerufen, und organisatorische/administrative Hindernisse hemmen die schnelle Verbreitung.

Was Pflegedienste jetzt beachten sollten

  • Prüfen Sie, ob die genutzte Pflegesoftware für das eLNW-Produktivverfahren zugelassen ist. Planen Sie gegebenenfalls einen Anbieterwechsel oder Software-Updates.
  • Benötigen Sie eine TI-Anbindung und ein KIM-Postfach (pflichtig ab Juli 2025 bzw. für vollständige Abrechnung ab dem 1. Dezember 2026 empfohlen).
  • Passen Sie Ihre Prozesse an: elektronische Leistungsnachweise mobil erfassen, digitale Signaturen/Authentifizierung sicherstellen, Mitarbeitende schulen.
  • Halten Sie für die Abrechnung mit Krankenkassen und sonstigen Stellen Übergangsprozesse bereit, solange diese noch nicht vollelektronisch arbeiten.

Weitere Informationen

  • Care vor9: Ein Bericht über die Freigabe des vollelektronischen Leistungsnachweises und seine praktischen Folgen für Pflegedienste.
  • GKV-/AOK-Informationen und TI-Vereinbarungen: Details zu Zeitplan, Erprobungsphase und Fristen zur verpflichtenden TI-Anbindung sowie zur ausschließlichen elektronischen Abrechnung ab dem 1. Dezember 2026.
  • Hintergrundartikel (u.a. von Care vor9, Medisign, gematik) zur Nutzung, Vorteilen und Hürden der TI-Anbindung, einschließlich Praxisbeispielen und Einsparpotenzialen.

Für eine erfolgreiche Umstellung auf die digitale Abrechnung können folgende Unterstützungsmöglichkeiten hilfreich sein:

  • Eine Checkliste mit technischen und organisatorischen Schritten für Ihren Pflegedienst.
  • Eine Prüfung, ob ein bestimmter Softwareanbieter (z. B. Medifox Dan oder Ncara) bereits für das eLNW zugelassen ist.
  • Eine kurze Muster-Umsetzungsroadmap mit Terminen und Verantwortlichkeiten für die Umstellung auf vollelektronische Abrechnung.